张家口市宣化区电子文件归档工作细则
张家口市宣化区电子文件归档工作细则
（试行）
第一条 为加强电子文件归档工作，保障电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《河北省档案工作条例》《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《河北省电子公文归档管理暂行办法》、《张家口市电子文件归档工作
规定（试行）》等法律法规和标准规范，结合本区实际，特制定本规定。
第二条 本规定主要适用于本区各级国家机关和具有行政管理职能事业单位的电子文件归档工作的管理职责、归档范围、归档要求、归档时间及方式。
第三条 各单位必须配备由区档案行政管理部门认可的登录档案管理系统的设备，实现电子文件的归档工作。
第四条 已配备办公自动化系统及其它各信息系统的单位，要做好办公自动化系统与档案管理系统的衔接工作，实现档案部门在网络环境下对本单位各类电子文件的收集、整合、控制和传递。
未配备办公自动化系统的单位，在做好纸质档案收集、整理、归档工作的同时，要做好电子版文件的收集、整理工作，保证电子版文件与纸质文件一致。
第五条 区档案史志局会同本级信息化工作主管部门负责对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。
第六条 各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好归档工作。
（一）各单位档案部门要会同本单位信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合电子档案管理要求的功能。
（二）各单位信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。
（三）各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。
第七条 各单位应依据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）及《河北省电子公文归档管理暂行办法》，并参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”方案中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。
在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型文件的归档工作：
（一）记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；
（二）本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；
（三）本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；
（四）本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；
（五）与电子文件相对应的元数据和背景信息。
第八条 各单位要依据国家档案局有关纸质文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。
第九条 各单位应依托本市、区网络信任体系和数字证书，根据本单位的实际情况，采取有效措施，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
（一）真实性要求
1．可靠地保证电子文件自最终形成时起，其内容、结构、元数据和背景信息保持完整，未被更改；
2．当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时，保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；
3．保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；
4．对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；
5．能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。
（二）完整性要求
1．确保应归档的电子文件全部归档；
2．电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
（三）有效性要求
1．有效地表现电子文件所载内容，并保证其可供随时调取查用；
2．保证存储归档电子文件的载体长期有效，随着软硬件升级换代，及时对电子文件进行迁移作业。
第十条 各单位归档电子文件应符合格式要求。
文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式；依现阶段实际情况，Microsoft Office Word、WPS文字以及张家口市政府推荐的其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息情况下也可以直接归档。当前普遍使用PDF为通用格式，其它形式的文本文件一般转化为PDF为通用格式。
图像文件以JPEG、TIFF为通用格式。
影像文件以MPEG、AVI为通用格式。
声音文件以WAV、MP3为通用格式。
其他类型电子文件的归档格式，参照《电子文件归档与管理规定》（GB/T18894-2002）的有关规定执行。
第十一条 电子文件在归档时，均应在《电子文件登记表》和《电子文件目录》（附后）中登记。电子文件的登记应符合以下要求：
（一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记（见表2），每种格式的电子文件均应由信息部门在《电子文件登记表》中登记（见表1）。上述两种表格应与电子文件一并向档案部门移交。
（二）电子文件登记表和电子文件目录应与电子文件同时保存。
（三）电子文件登记表和电子文件目录制成电子表格时，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。
（四）电子文件类别即指：文本文件，图像文件，图形文件，影像文件，声音文件，超媒体链接文件，程序文件，数据文件。
第十二条 档案部门应将具有永久和长期或30年保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、U盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
对于采取技术手段对内容进行加密的电子文件，应在解密后进行脱机保存。
存储电子文件的载体或装具上应注明反映其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期等项目。
存储涉及国家秘密的电子文件的载体或装具上还应注明相应的密级和保密期限，并按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。
第十三条 各单位电子文件形成部门一般于次年3月底之前，将上年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档。本单位档案部门一般于次年6月底之前，将上年度电子文件整理形成后向区国家档案馆在线归档。条件成熟的单位也可逐月上传在线归档。电子文件的归档要求：
（一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。
（二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。
（三）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，应同时保存电子文件的纸质版本或缩微品。
（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
（五）加密文件应在解密后进行归档。
（六）压缩文件应在解压缩后进行归档。
（七）归档电子文件的鉴定工作由文件形成部门和档案部门共同承担。依照本单位规定的归档范围和保管期限表，确定电子文件的归档范围、密级和划定保管期限，鉴别电子文件的真实性、完整性和有效性。
（八）电子文件的归档范围应参照国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件及相应的背景信息和元数据纳入归档范围。
（九）电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
第十四条 归档电子文件的保管和利用应符合如下要求：
（一）归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。
（二）归档电子文件的保管应符合下列条件：
1、归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
2、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
3、归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。
4、保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。
5、保管环境温度选定范围：
（三）档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处置。
（四）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
（五）档案部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见表4），并存入全宗卷。
（六）系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见表5）。
（七）利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。
（八）对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。
（九）归档电子文件的封存载体不得外借。在提供利用时应使用其拷贝件。
第十五条 本区非国家机关和非具有行政管理职能事业单位可参照执行。
第十六条 本规定自下发之日起施行。
表1：
电子文件登记表
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硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） |
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操作系统 |
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数据库系统 |
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相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等） |
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记录字符、图形、音频、视频文件格式 |
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填表人（签名） 年 月 日 |
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审核人（签名） 年 月 日 |
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表2：
电子文件目录
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文件编号 |
题名 |
形成部门 |
形成日期 |
文件类别 |
载体编号 |
载体型号 |
载体类型 |
密级 |
保管期限 |
备注 |
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表3： 电子文件交接登记表
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移交单位 |
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移交时间 |
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移交人 |
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移交文件件数 |
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文件起始日期 |
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文件载体 |
数量 |
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备份数 |
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类型 |
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型号 |
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操作系统 |
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相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩工具或解密软件等） |
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记录字符、图形、音频、视频文件格式 |
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检验项目 |
移交单位 |
接收单位 |
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载体外观检验 |
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病毒检验 |
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真实性检验 |
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完整性检验 |
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有效性检验 |
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技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验 |
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检验人 |
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接收单位 |
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接收时间 |
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接收人 |
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移交单位签章 接收单位签章
表4：
归档电子文件管理登记表
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归档电子文件设备情况登记 |
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新设备兼容性检验 |
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磁性载体转存登记 |
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填表人（签名） 年 月 日
审核人（签名） 年 月 日
单 位（盖章 ） 年 月 日
表5：
归档电子文件迁移登记表
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原系统设备情况 |
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体： |
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目标系统设备情况 |
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体： |
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被迁移归档 电子文件情况 |
记录数： 字节数： 迁移时间： 操作着： |
填表人（签名） 年 月 日
审核人（签名） 年 月 日
单 位（盖章 ） 年 月 日